Hangout, Google Kalenteri ja Google Docs toimivat saumattomasti yhteen etäkokousta järjestettäessä. Tässä nopea muistilista onnistuneen videoneuvottelun järjestämiseen.


Kalenterimerkinnän/videoneuvottelun luominen



1. Mene kalenterinäkymään ja luo uusi tapahtuma haluamaasi ajankohtaan. Klikkaa Muokkaa tapahtumaa.



2. Nimeä tapahtuma.


3. Kutsu kohdasta Osallistujat haluamasi henkilöt kokoukseen. 


4. Videoneuvottelun saat lisättyä huoneen/sijainnin alla olevasta napista Hangouts-kokous tilaan. Jos kutsut ihmisiä tai huoneen tapahtumaan, videoneuvottelu muodostuu automaattisesti.


5. Luo tapahtumalle kuvaus, niin muillekin käy selväksi, millaisesta tapaamisesta on kysymys.


6. Liitä tapaamiseen siihen liittyvät tiedostot, jotka muidenkin osallistujien kannattaa nähdä.


7. Tallenna tapahtuma klikkaamalla yläreunasta sinistä Tallenna -painiketta.


8. Jos haluat kutsua tapahtumaan henkilöitä, joilla ei ole Google-tiliä, katso kohta videokokoukseen osallistuminen.


Videoneuvotteluun osallistuminen


1. Mene selaimella kalenteriisi ja klikkaa kalenteritapahtumaa kerran. Avautuvasta ikkunasta kohdasta Videoneuvottelu klikkaa Osallistu tapaamiseen [tapahtuman-nimi].

2. Uuteen ikkunaan tai välilehteen avautuu videoneuvotteluhuone. Klikkaa Liity.


3. Jos muilla ei ole Google-tiliä tai et ole lähettänyt heille kalenterikutsua, voit kutsua heidät linkillä, joka on kalenterimerkinnässä.



Kopioi linkki ja lähetä se haluamillesi vastaanottajille. Yrityksen ulkopuoliset pääsevät liittymään keskusteluun, kun hyväksyt heidät videoneuvotteluun ollessasi keskustelussa.


4. Kalenteritapahtumasta saat auki kaikki tarpeelliset dokumentit, mukaanlukien muistiinpanot. Niitä voi kirjoittaa myös yhteistyöskentelynä.


5. Jos yhteytesi katkeaa ja tipahdat videoneuvottelusta kesken pois, pääset aina takaisin samaan puheluun kalenteritapahtuman tai linkin kautta.


Muistathan, että voit osallistua videoneuvotteluun myös mobiililaitteeltasi, jos sinulla on Hangouts-sovellus asennettuna.