Tiimien ja työryhmien kesken yhteisesti jaettu kansiorakenne sujuvoittaa ja selkeyttää työskentelyä Google Drivessä. Tällöin kaikki tiimin/työryhmän jäsenet pääsevät tehokkaasti käsiksi heille tärkeään tietoon ja tiedostoihin mistä tahansa. Tässä muutamia olennaisia ohjeita toimivan tiimikansion luomiseen:


Suunnittele tiimikansion rakenne ja jakoasetukset


Tiimikansio ja sen alakansiot kannattaa luoda ensisijaisesti yhden käyttäjän toimesta. Tällöin alakansioiden omistajuus on samalla henkilöllä, joka helpottaa kansiorakenteen hallitsemista. Kansiorakennetta kannattaa suunnitella jo etukäteen ja luoda alakansiot siten, että ne palvelevat mahdollisimman hyvin tiimin työskentelyä ja helpottavat tiedon löytämistä.


Kansiorakenteen valintaan ja luomiseen vaikuttavat myös jakoasetukset. Jos kaikilla tiimin/työryhmän jäsenillä voi olla pääsy suurimpaan osaan kansioista, helpointa on luoda yläkansio “Tiimi ABC” ja luoda alakansiot teemoittain sen alle.


Tämä tekee käyttöoikeuksien jakamisesta helppoa: yläkansio "Tiimi ABC" jaetaan kaikille tiimin jäsenille, jonka jälkeen jokainen käyttäjä lisää itse hänelle jaetun “Tiimi ABC” -kansion Omaan Driveensä. Tällöin myös kaikki alakansiot ovat jäsenten käytettävissä. Tapa on hyvä siksikin, että se edistää avointa tiedonkulkua.


tiimikansio fi 1.png 


Yksittäisten alakansioiden kohdalla kuten Henkilöstöhallinto, Kehityskeskustelut, Laskutus tjms, jotka voivat sisältää ei-kaikille jaettavaa informaatiota, käyttöoikeudet voidaan poistaa muilta kuin tarpeellisilta henkilöiltä. Tällöin kyseiset alakansiot näkyvät ainoastaan niille tiimin jäsenille, jotka ovat erikseen jakoasetuksissa määritelty.


Kiinnitä huomiota kansioiden ja tiedostojen nimeämiseen


Drive on suunniteltu käytettäväksi ensisijaisesti haun kautta, jolloin tiedostojen löytäminen on nopeaa ja kätevää. Samalla tiedostojen nimeäminen huolellisesti nousee tärkeään rooliin. Alakansioiden ja tiedostojen nimeämisessä on siis otettava tiimikansion rakenne huomioon. Yläkansion (esim. Tiimi ABC) alle luotavat alakansiot kannattaa nimetä mahdollisimman kuvaavasti ja tarkasti. Esim. "Seuranta"-kansion sijasta tulisi luoda kansio "Tiimi ABC - Seurantataulukot". Tämän kansion alle kannattaisi taas luoda esim. kansio "Seurantataulukot - joulukuu 2015" pelkän joulukuun sijaan jne. Tällöin hakua käytettäessä kansioiden ja tiedostojen sisältö käy ilmi jo kansioiden ja tiedostojen nimistä.


Tietoturvan kannalta kansioiden nimeämisessä kannattaa ottaa huomioon myös kansion jakoasetukset. Jos kansio on jaettu organisaation ulkopuolisille käyttäjille, on kansion nimen perään hyvä lisätä esim. "(SHARED) tai (JAETTU)". Tällöin käyttäjät huomaavat heti kansion nimestä, että kyseinen kansio ja sen sisältämä tieto on saatavilla myös organisaation ulkopuolisille jäsenille.


tiimikansio fi 1.png


tiimikansio fi 2.png


Älä poista kansioita yhteisestä kansiorakenteesta


Lähtökohtaisesti yhteisen kansiorakenteen käyttäjien kanssa kannattaa sopia ettei kansioita poisteta. Jos joku muokkausoikeudet omaava käyttäjä poistaa tietyn alakansion yhteisestä kansiorakenteesta, sen sisältämät alakansiot ja tiedostot eivät ole enää näkyvissä muille käyttäjille. Tällöin poistetun kansion sisältämät kansiot/tiedostot jäävät "orvoiksi" eli niille ei ole määritetty mitään sijaintia. Kyseiset kansiot ja tiedostot löytyvät Drivestä hakutoiminnolla tai 'Jaettu minun kanssani' osiosta, joista niille täytyy tarvittaessa käydä luomassa uudestaan sijainti yhteiseen kansiorakenteeseen 'Siirrä' toiminnon avulla.